Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

HOLEP Debt Solutions GmbH - Inkasso
Bei den Mühren 1
20457 Hamburg
Germany

Geschäftsführer: Nils Schrewe

Telefon: +49 4089756900
E-Mail: inkasso@holepdebt.de

2. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht und die Verarbeitung für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Hierbei beachten wir insbesondere die Grundsätze der Rechtmäßigkeit, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung sowie Vertraulichkeit und Integrität personenbezogener Daten.

3. Aufruf unserer Website

Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Informationen verarbeitet, die Ihr Browser beziehungsweise Ihr Endgerät an den Server übermittelt.

Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seite oder Datei,
• Referrer-URL,
• Browsertyp und Browserversion,
• Betriebssystem,
• Gerätetyp,
• übertragene Datenmenge sowie
• technische Status- und Fehlerinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren, stabilen und technisch fehlerfreien Bereitstellung unserer Website, zur Gewährleistung der IT-Sicherheit sowie zur Erkennung und Abwehr missbräuchlicher oder rechtswidriger Zugriffe.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und ordnungsgemäßen Betrieb unseres Internetauftritts.

Für den technischen Betrieb können Hosting-, Cloud- und IT-Dienstleister eingesetzt werden. Soweit diese personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage entsprechender datenschutzrechtlicher Vereinbarungen.

4. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website kann Cookies und vergleichbare Technologien verwenden.

Technisch unbedingt erforderliche Technologien können ohne vorherige Einwilligung eingesetzt werden, soweit sie erforderlich sind, um einen vom Nutzer ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst zur Verfügung zu stellen oder die technische Übertragung zu ermöglichen.

Soweit Analyse-, Statistik-, Marketing-, Personalisierungs- oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden, die nicht technisch unbedingt erforderlich sind, erfolgt deren Nutzung grundsätzlich erst nach vorheriger Einwilligung.

Rechtsgrundlage für eine einwilligungsbedürftige Speicherung oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät ist § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die auf unserer Website bereitgestellten Datenschutz- beziehungsweise Cookie-Einstellungen widerrufen oder geändert werden.

Die jeweils eingesetzten einwilligungsbedürftigen Dienste werden im Consent-Management-Banner insbesondere mit Anbieter, Zweck und erforderlichen Informationen zur Datenverarbeitung ausgewiesen.

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns telefonisch, per E-Mail, über ein Kontaktformular oder über andere Kommunikationswege kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens.

Dies können insbesondere sein:

• Name,
• Kontaktdaten,
• Akten- oder Vorgangsnummer,
• Angaben zu einer Forderung,
• Kommunikationsinhalte sowie
• von Ihnen übermittelte Dokumente.

Soweit die Kommunikation der Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen dient, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der effizienten und sachgerechten Bearbeitung von Anfragen und der Kommunikation mit Auftraggebern, Geschäftspartnern, Schuldnern und sonstigen Beteiligten.

6. Tätigkeit als Inkassodienstleister

Die HOLEP Debt Solutions GmbH - Inkasso ist ein gemäß § 10 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) registrierter Inkassodienstleister.

Aktenzeichen beim Bundesamt für Justiz:
2026 0003 8271

Registrierung seit:
20.08.2026

Im Rahmen unserer Tätigkeit werden wir von Gläubigern und anderen Auftraggebern mit der Prüfung, Verwaltung und Einziehung von Forderungen beauftragt.

Hierfür ist die Verarbeitung personenbezogener Daten von Schuldnern und sonstigen Beteiligten regelmäßig erforderlich.

7. Zwecke der Verarbeitung

Personenbezogene Daten werden im Rahmen unserer Inkassotätigkeit insbesondere verarbeitet zur:

• Prüfung des Bestehens und der Durchsetzbarkeit von Forderungen,
• Verwaltung und Bearbeitung von Forderungen,
• außergerichtlichen Geltendmachung und Einziehung von Forderungen,
• Kommunikation mit Schuldnern und Auftraggebern,
• Bearbeitung von Einwendungen und Rückfragen,
• Berechnung von Forderungen, Zinsen und zulässigen Nebenforderungen,
• Vereinbarung und Verwaltung von Zahlungsmodalitäten,
• Zahlungsabwicklung und Zahlungsüberwachung,
• Durchführung zulässiger Adress- und Kontaktermittlungen,
• Vorbereitung und Durchführung weiterer zulässiger Rechtsverfolgungsmaßnahmen,
• Erfüllung gesetzlicher Dokumentations-, Nachweis- und Aufbewahrungspflichten sowie
• Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen.

8. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Forderungsmanagements erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unsere berechtigten Interessen sowie die berechtigten Interessen unserer Auftraggeber bestehen insbesondere in der Feststellung, Prüfung, Geltendmachung und Durchsetzung bestehender Ansprüche sowie der Abwehr unberechtigter Ansprüche.

Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Soweit eine Verarbeitung zur Durchführung einer unmittelbar mit der betroffenen Person geschlossenen Vereinbarung, beispielsweise einer Zahlungsvereinbarung, erforderlich ist, kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruhen.

Sollte im Einzelfall die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten erforderlich sein, erfolgt diese nur, soweit hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht. Soweit die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, kann insbesondere Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO Anwendung finden.

9. Kategorien personenbezogener Daten

Wir können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten:

Stammdaten

• Name,
• Anschrift,
• Geburtsdatum, soweit erforderlich,
• Kunden-, Vertrags-, Mitglieds- oder Vorgangsnummern.

Kontaktdaten

• Telefonnummer,
• Mobilfunknummer,
• E-Mail-Adresse,
• sonstige Kommunikationsdaten.

Vertrags- und Forderungsdaten

• Vertragsgegenstand,
• Rechnungen,
• Forderungshöhe,
• Fälligkeit,
• Zahlungsfristen,
• Zinsen,
• Kosten und Nebenforderungen,
• Informationen zum zugrunde liegenden Vertragsverhältnis.

Zahlungsdaten

• Zahlungseingänge,
• Zahlungszeitpunkte,
• Bank- und Transaktionsdaten,
• Ratenzahlungs- und Zahlungsvereinbarungen.

Kommunikations- und Verfahrensdaten

• Korrespondenz,
• Einwendungen und Stellungnahmen,
• Gesprächs- und Bearbeitungsvermerke,
• Informationen aus gerichtlichen, vollstreckungsrechtlichen oder insolvenzrechtlichen Verfahren.

Ermittlungs- und Zusatzdaten

• Adress- und Kontaktermittlungsdaten,
• Informationen aus zulässigen öffentlichen Quellen,
• weitere zur Forderungsbearbeitung erforderliche Informationen.

10. Herkunft personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten erhalten wir insbesondere von dem jeweiligen Gläubiger oder Auftraggeber.

Darüber hinaus können wir personenbezogene Daten, soweit dies im Einzelfall erforderlich und rechtlich zulässig ist, erhalten von:

• der betroffenen Person selbst,
• Bevollmächtigten oder gesetzlichen Vertretern,
• öffentlich zugänglichen Quellen und Registern,
• Melde- und sonstigen Behörden,
• Adress- und Informationsdienstleistern,
• Auskunfteien,
• Gerichten,
• Gerichtsvollziehern,
• Rechtsanwälten,
• Insolvenzverwaltern,
• Zahlungsdienstleistern sowie
• sonstigen am jeweiligen Verfahren beteiligten Stellen.

Werden personenbezogene Daten nicht unmittelbar bei der betroffenen Person erhoben und zur Kommunikation mit ihr verwendet, werden die Informationen nach Art. 14 DSGVO grundsätzlich spätestens bei der ersten Kommunikation zur Verfügung gestellt.

11. Empfänger und Kategorien von Empfängern

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, soweit dies zur Erfüllung der jeweiligen Aufgabe erforderlich ist und eine datenschutzrechtliche Grundlage besteht.

Empfänger beziehungsweise Kategorien von Empfängern können insbesondere sein:

• der jeweilige Auftraggeber oder Gläubiger,
• Banken und Zahlungsdienstleister,
• Rechtsanwälte,
• Gerichte,
• Gerichtsvollzieher,
• Behörden,
• Insolvenzverwalter,
• Adress- und Informationsdienstleister,
• Auskunfteien, soweit deren Einschaltung gesetzlich zulässig ist,
• Post-, E-Mail-, Telefonie- und SMS-Dienstleister,
• Hosting- und Cloud-Anbieter,
• IT- und Softwaredienstleister,
• Anbieter von CRM-, Dokumenten- und Kommunikationssystemen,
• Anbieter von Automatisierungsdiensten,
• Anbieter von KI- und Sprachmodellen sowie
• sonstige technische Dienstleister, die für die Forderungsbearbeitung erforderlich sind.

Dienstleister, die personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag verarbeiten, werden nach Maßgabe der gesetzlichen Anforderungen vertraglich verpflichtet.

Eine Veräußerung personenbezogener Daten zu Werbezwecken findet nicht statt.

12. KI-gestützte Verarbeitung

HOLEP setzt moderne digitale Systeme sowie automatisierte und KI-gestützte Technologien ein.

Diese können insbesondere eingesetzt werden für:

• Strukturierung und Zuordnung von Daten,
• Dokumenten- und Textanalyse,
• Extraktion von Informationen aus Dokumenten,
• Erstellung und Prüfung von Kommunikationsentwürfen,
• Unterstützung von E-Mail-, SMS-, Chat- oder Telefonkommunikation,
• Vorgangssteuerung und Priorisierung,
• Qualitätssicherung,
• Erkennung von Bearbeitungsbedarf,
• interne Prozessoptimierung.

Hierbei können auch externe KI-, Cloud- oder Automatisierungsdienstleister eingesetzt werden.

Die Übermittlung personenbezogener Daten an solche Systeme erfolgt nur, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist.

Wir achten hierbei insbesondere auf Datenminimierung und angemessene technische und organisatorische Schutzmaßnahmen.

13. KI-gestützte Kommunikation

Soweit natürliche Personen unmittelbar über einen von HOLEP eingesetzten KI-Assistenten, KI-Chatbot oder KI-gestützten Sprachassistenten kommunizieren, wird die Interaktion entsprechend den geltenden Transparenzanforderungen als KI-gestützte Kommunikation kenntlich gemacht.

KI-Systeme können die Bearbeitung und Kommunikation unterstützen, ersetzen jedoch nicht die rechtliche Verantwortung von HOLEP.

Rechtlich erhebliche Maßnahmen, insbesondere die abschließende Bewertung wesentlicher rechtlicher Einwendungen, die Entscheidung über gerichtliche Schritte, der Abschluss von Vergleichen außerhalb bestehender Vollmachten oder andere Maßnahmen mit vergleichbar erheblicher Wirkung, werden nicht ausschließlich auf Grundlage einer automatisierten KI-Entscheidung getroffen.

14. Automatisierte Entscheidungen und Profiling

HOLEP trifft nach der derzeitigen Ausgestaltung seiner Prozesse keine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidungen im Sinne des Art. 22 Abs. 1 DSGVO, die gegenüber einer betroffenen Person rechtliche Wirkung entfalten oder diese in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen.

Automatisierte Systeme können zur Unterstützung, Priorisierung und Vorbereitung menschlicher Entscheidungen eingesetzt werden.

Sollte künftig eine Verarbeitung eingesetzt werden, die unter Art. 22 DSGVO fällt, werden die hiervon betroffenen Personen vor deren Einsatz entsprechend den gesetzlichen Anforderungen informiert und die erforderlichen Schutzmaßnahmen umgesetzt.

15. Telefonie, Sprachassistenten und Gesprächsdaten

HOLEP kann für die Kommunikation Telefonie- und KI-gestützte Sprachsysteme einsetzen.

Soweit ein Gespräch mit einem KI-System geführt wird, erfolgt zu Beginn beziehungsweise rechtzeitig vor der Interaktion ein entsprechender Hinweis.

Eine dauerhafte Aufzeichnung von Telefongesprächen erfolgt nur, wenn hierfür eine ausreichende Rechtsgrundlage besteht und die betroffene Person – soweit erforderlich – zuvor entsprechend informiert wurde beziehungsweise eingewilligt hat.

Soweit Gesprächsinhalte automatisiert in Text umgewandelt oder zur Dokumentation verarbeitet werden, erfolgt dies nur im erforderlichen und rechtlich zulässigen Umfang.

16. Cloud-, Kommunikations- und KI-Dienstleister

Für die technische Durchführung unserer Dienstleistungen können externe Anbieter eingesetzt werden, insbesondere für:

• Hosting,
• Cloud-Infrastruktur,
• E-Mail,
• Telefonie und SMS,
• Dokumentenmanagement,
• CRM-Systeme,
• Zahlungsabwicklung,
• Automatisierung,
• IT-Sicherheit sowie
• künstliche Intelligenz und Sprachmodelle.

Hierbei können auch international tätige Anbieter eingesetzt werden.

Soweit Dienstleister als Auftragsverarbeiter tätig werden, erfolgt deren Einbindung entsprechend Art. 28 DSGVO.

17. Datenübermittlungen außerhalb des EWR

Bei bestimmten Cloud-, Software-, Kommunikations- oder KI-Anbietern kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums nicht vollständig ausgeschlossen werden.

Eine solche Übermittlung erfolgt nur unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO.

Als geeignete Grundlage kommen insbesondere in Betracht:

• ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission,
• die Teilnahme eines Empfängers an einem von der Europäischen Kommission anerkannten Datenschutzrahmen, soweit anwendbar,
• Standarddatenschutzklauseln der Europäischen Kommission sowie
• erforderlichenfalls zusätzliche technische und organisatorische Schutzmaßnahmen.

Betroffene Personen können Informationen zu den im jeweiligen Fall eingesetzten Garantien bei uns anfordern.

18. E-Mail, SMS und sonstige Kommunikation

Im Rahmen der Forderungsbearbeitung können wir – soweit rechtlich zulässig – insbesondere per

• Brief,
• E-Mail,
• SMS,
• Telefon sowie
• digitalen Kommunikations- und Zahlungsangeboten

kommunizieren.

Hierbei können spezialisierte technische Dienstleister eingesetzt werden.

Wir beschränken die übermittelten Daten auf den für die jeweilige Kommunikation erforderlichen Umfang.

19. Zahlungsabwicklung und Zahlungslinks

Soweit wir Zahlungslinks, Online-Zahlungsmöglichkeiten oder sonstige elektronische Zahlungsdienste anbieten, werden die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten verarbeitet.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Name,
• Aktenzeichen,
• Forderungsbetrag,
• Zahlungsstatus,
• Bank- beziehungsweise Zahlungsinformationen sowie
• technische Transaktionsdaten.

Für die Zahlungsabwicklung können Banken und Zahlungsdienstleister eingesetzt werden, die personenbezogene Daten entsprechend ihrer jeweiligen datenschutzrechtlichen Rolle verarbeiten.

20. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist oder gesetzliche Verpflichtungen beziehungsweise berechtigte Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Bei Inkassovorgängen können Daten insbesondere für die Dauer der Forderungsbearbeitung sowie anschließend für die Dauer gesetzlicher Verjährungs-, Aufbewahrungs-, Nachweis- und Verteidigungsfristen gespeichert werden.

Je nach Art der Unterlagen können gesetzliche Aufbewahrungsfristen von insbesondere sechs, acht oder zehn Jahren bestehen.

Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine weitere Rechtsgrundlage für deren Speicherung besteht.

21. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
• Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,
• Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO.

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Datenschutzrechtliche Anfragen können gerichtet werden an:
inkasso@holepdebt.de

Zur Vermeidung einer unberechtigten Offenlegung personenbezogener Daten können wir bei Datenschutzanfragen einen angemessenen Nachweis der Identität verlangen.

Die Ausübung eines Datenschutzrechts führt nicht automatisch dazu, dass eine bestehende Forderung, deren Fälligkeit oder deren rechtliche Durchsetzbarkeit entfällt.

22. Besonderes Widerspruchsrecht

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, besteht gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

In diesem Fall verarbeiten wir die betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, welche die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

23. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Für den Sitz der HOLEP Debt Solutions GmbH - Inkasso ist insbesondere zuständig:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22
20459 Hamburg
Deutschland

Telefon: +49 40 42854-4040
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de

24. Datensicherheit

HOLEP trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.

Hierzu gehören – entsprechend dem jeweiligen Risiko – insbesondere Maßnahmen zur:

• Zugriffskontrolle,
• Zugangs- und Berechtigungsverwaltung,
• Verschlüsselung,
• Sicherung von Datenübertragungen,
• Protokollierung,
• Datensicherung,
• Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit sowie
• regelmäßigen Überprüfung der technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen.

25. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich gesetzliche Anforderungen, unsere Dienstleistungen oder die von uns eingesetzten Technologien ändern.

Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Fassung.

Stand: 20. August 2026